Rechnungsverarbeitung HEUTE

Derzeit erfolgt die Verarbeitung von Rechnungen manuell und erfordert repetitive Arbeiten: Ausdrucken und Stempeln, Zuweisung zu Projekten, Kontierung, Scannen, Anpassen der Rechnungsbeschriftung, Speichern, Freigabeprozesse mit manuellen Überprüfungen, Abgleichen mit dem Werkvertrag, Nachkalkulation der Konditionen und Verbuchung.
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Der Co-Pilot fürs Baumanagement

Rechnungsverarbeitung erledigt innert Minuten statt Stunden: Dank neuen Technologien gestalten wir die Rechnungsverarbeitung 10x effizienter.

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Wer sind wir?

Wir digitalisieren ihre administrativen Arbeiten rund um die Rechnungsverarbeitung - für mehr Effizienz & Profitabilität.Dabei sind uns drei Grundsätze wichtig:

Das Gründerteam setzt sich zusammen aus Branchenexperten aus dem Bauwesen sowie Spezialisten für moderne Software- und IT-Systeme.

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Impressum

1. Oktober 2024

Datenschutzerklärung

conpilot DatenschutzerklärungDiese Datenschutzerklärung ("Datenschutzerklärung") erklärt, wie conpilot Ihre persönlichen Daten sammelt, verarbeitet und schützt, wenn Sie die Website von conpilot (www.conpilot.io) und die über die Website angebotenen Services von conpilot (zusammen die „Website“), nutzen.Die Plattform wird von conpilot AG, Eglistrasse 25, 8004 Zürich, Schweiz, („conpilot“, „wir“, „unser“, oder „uns“) betrieben. Für die Verarbeitung von Personendaten auf der Plattform sind die Kunden („Kunden“) Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes, wobei conpilot als Auftragsbearbeiter tätig wird. Daher verweisen wir bezüglich weiterer Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Kunden auf die Datenschutzerklärung des jeweiligen Kunden.Sofern in dieser Datenschutzerklärung oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von conpilot nicht anders definiert, haben die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Definitionen dieselbe Bedeutung wie im Schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz („DSG“) oder in der Allgemeinen Datenschutz-Grundverordnung der EU („DSGVO“), je nach Anwendbarkeit. Besteht ein grundlegender Unterschied zwischen den Definitionen eines Begriffs im DSG und in der DSGVO, ist die Definition in der DSGVO massgebend.1. Personenbezogene Daten, die wir sammelnWenn Sie unsere Plattform oder unsere Dienste nutzen, können wir personenbezogene Daten für eine Reihe von Zwecken im Zusammenhang mit unserem Geschäftsbetrieb erfassen oder erhalten. Dies kann das Folgende beinhalten:Persönliche Angaben- Kontaktdaten (z.B.: Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum)- Login Details (z.B.: Passwort, Nutzername, Session)- Anfrage Details (z.B.: Details und Inhalt Ihrer Anfragen an uns)- Plattform Besucherdaten (z.B.: IP-Adresse, Logfiles, Geräte ID)- Bewerbungsdaten (z.B.: Lebensläufe, Motivationsschreiben)Es besteht keine Verpflichtung zur Angabe Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte beachten Sie jedoch, dass unsere Dienste nicht erbracht werden können, wenn Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, die für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns unbedingt erforderlich sind.2. Wie conpilot personenbezogene Daten sammeltconpilot sammelt Informationen über Sie, wenn Sie die Plattform nutzen, einschliesslich der Durchführung bestimmter Aktionen auf der Plattform.Direkt- Über unsere Plattform und elektronische Kommunikation- Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen- Wenn Sie uns Dienstleistungen zur Verfügung stellen- Wenn Sie mit uns auf elektronischem Wege korrespondieren- Wenn Sie bei der Nutzung unserer Dienste browsen, ein Formular ausfüllen oder eine Anfrage stellenIndirekt- Durch öffentliche Quellen- Aus öffentlichen Registern (z. B. Handelsregistern), Nachrichtenartikeln und Internetrecherchen- Wenn unsere Geschäftskunden uns mit der Erbringung professioneller Dienstleistungen beauftragen und dabei personenbezogene Daten weitergeben, die sie im Rahmen dieses Auftrags kontrollieren- Von Dritten, wie z.B. den Partnerorganisationen von conpilot.- Von externen Dienstleistern (siehe Kapitel 5)3. Rechtsgrundlagen und Zwecke der DatenverarbeitungUnsere Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verwendung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten hängt von den personenbezogenen Daten ab, die wir erheben, und von den spezifischen Zwecken, für die wir sie erheben.Vertrag: Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen oder zur Durchführung von Massnahmen im Zusammenhang mit einem Vertrag mit Ihnen. Insbesondere:- Um unsere Dienste zu erbringen- Um Ihr Konto aufzusetzen und zu warten sowie um ihre Logindaten zu verifizieren- PersonalbeschaffungEinverständnis: conpilot kann sich auf Ihre freiwillig erteilte Zustimmung zum Zeitpunkt der Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten verlassen. Im Besonderen:- Um optionale Cookies und ähnliche Technologien auf ihrem Endgerät zu setzen- Um Sie mit Neuigkeiten, Sonderangeboten, Newslettern und allgemeinen Informationen über angebotene Waren und Services zu versorgen (erfordert ausdrückliche Zustimmung)Berechtigte Interessen: conpilot kann sich auf berechtigte und/oder lebenswichtige Interessen berufen, die auf der Bewertung beruhen, dass die Verarbeitung fair und angemessen ist und bei denen Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Im Besonderen:- Um technisch notwendige Cookies und ähnliche Technologien auf ihrem Endgerät zu setzen- Um neue Dienste zu entwickeln- Zur Pflege und Verbesserung unserer Dienste sowie um Sicherheitslücken zu verhindern, zu finden und zu bearbeitenNotwendigkeit zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen: Zur Erfüllung gesetzlicher und im öffentlichen Interesse liegender Verpflichtungen. Im Besonderen:- Um Sie über Änderungen an unseren Dienstleistungen und unserer Datenschutzerklärung zu informieren- Zur Einhaltung der geltenden Vorschriften und Gesetze- Zur gerichtlichen Durchsetzung von Ansprüchen und Rechten4. SpeicherfristenWir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, und in Übereinstimmung mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen oder vertraglichen Vereinbarungen, benötigt werden. Nach Ablauf dieser Frist löschen wir Ihre personenbezogenen Daten oder anonymisieren diese vollständig.5.  Empfänger von personenbezogenen Datenconpilot kann Drittunternehmen ("Dienstleister") beauftragen, den Betrieb unserer Plattform zu erleichtern, bei der Analyse der Nutzung der Plattform behilflich zu sein oder mit der Plattform und unseren Angeboten an Sie verbundene Dienstleistungen zu erbringen, wie z. B. die Bezahlung und die Bereitstellung von IT-Infrastrukturdiensten. Diese Dritten haben nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten des Nutzers, als dies zur Erfüllung dieser Aufgaben im Auftrag des Unternehmens erforderlich ist.Kategorie von Dienstleistern, die Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben könnten:- Fachberater die wir nutzen wie Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Anwälte- Dritte die wir im Zuge unserer Diensterbringung für Sie einschalten wie Berater, Banken und andere Zahlungsdienstleister, KYC/AML Dienstleister sowie Post- und Kurierdienste- Andere Konzerneinheiten, die im Zuge unserer Diensterbringung für Sie beteiligt werden- Versicherer- Dritte die uns mit IT und Softwarelösungen unterstützen- Dritte die uns bei der Gewinnung von Kundeneinblicken und bei Marketingaktivitäten unterstützen- Partnerorganisationen6.  Datenübermittlung in DrittländerWir und/oder unsere Dienstleister können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Orte übermitteln und dort verarbeiten:- EU und EWR- USA- SchweizWir können Dienstleister einsetzen, die sich teilweise in sogenannten Drittländern (ausserhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums bzw. der Schweiz) befinden oder dort personenbezogene Daten verarbeiten, d.h. in Ländern, deren Datenschutzniveau nicht dem der EU bzw. der Schweiz entspricht.Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten gemäss unseren vertraglichen Verpflichtungen und den geltenden Datenschutzgesetzen, wenn wir Daten ins Ausland übermitteln.Solche Schutzmassnahmen können umfassen:- die Übermittlung in Länder, die nach dem Bundesrat ein angemessenes Schutzniveau bieten, sowie Länder, für die ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt;- Anwendung von Standardvertragsklauseln, verbindlichen Unternehmensregeln oder anderen Standard-Vertragspflichten, die einen angemessenen Datenschutz gewährleisten.Sofern eine Drittstaatsübermittlung stattfindet und kein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien vorliegen, ist es möglich und besteht das Risiko, dass Behörden im Drittland (z.B. Geheimdienste) Zugriff auf die übermittelten Daten erlangen können und dass eine Durchsetzbarkeit der Betroffenenrechte nicht gewährleistet werden kann.7.  Datenweitergabeconpilot kann Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, wenn conpilot in gutem Glauben davon ausgeht, dass eine solche Massnahme notwendig ist:- Um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen (d. h. wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder als Reaktion auf berechtigte Anfragen von Behörden, wie z. B. einem Gericht oder einer Regierungsbehörde)- Um die Sicherheit der Plattform zu schützen und unsere Rechte oder unser Eigentum zu verteidigen- Um mögliches Fehlverhalten in Verbindung mit uns zu verhindern oder zu untersuchen8.  Datensicherheitconpilot setzt angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um Ihre gespeicherten Daten vor Manipulationen, Verlust oder unberechtigtem Zugriff Dritter zu schützen. Die Sicherheitsmassnahmen von conpilot werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.Auch den internen Datenschutz nimmt conpilot sehr ernst. Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsanbieter sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze verpflichtet. Ausserdem erhalten sie nur insoweit Zugang zu personenbezogenen Daten, als dies für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben oder ihres Auftrags erforderlich ist.Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten ist conpilot wichtig, aber bedenken Sie, dass keine Methode der Übertragung über das Internet oder der elektronischen Speicherung 100% sicher ist. Auch wenn wir uns bemühen, Ihre personenbezogenen Daten mit wirtschaftlich vertretbaren Mitteln zu schützen, können wir ihre absolute Sicherheit nicht garantieren. Wir empfehlen die Verwendung von Antiviren-Software, einer Firewall und anderer ähnlicher Software zum Schutz Ihres Systems.9. Ihre RechteSie haben die folgenden Datenschutzrechte. Um diese Rechte auszuüben, können Sie sich an die oben genannte Adresse wenden oder eine E-Mail an: dataprotection@conpilot.io senden. conpilot wird Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Kalendermonats nach Erhalt, beantworten. Bitte beachte, dass wir möglicherweise Ihre Identität überprüfen müssen, bevor wir auf solche Anfragen antworten.- Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern, die wir Ihnen in elektronischer Form zur Verfügung stellen werden.- Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, uns aufzufordern, unsere Aufzeichnungen zu korrigieren, wenn Sie glauben, dass sie falsche oder unvollständige Informationen über Sie enthalten.- Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Dies gilt auch für den Fall, dass Sie sich von Marketingmitteilungen abmelden möchten. Sobald wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr für den/die Zweck(e) verarbeiten, dem/denen Sie ursprünglich zugestimmt haben, es sei denn, es gibt eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Um keine E-Mails mehr von uns zu erhalten, klicken Sie bitte auf den Link "Abmelden" in der E-Mail, die Sie erhalten haben, oder kontaktieren Sie uns unter dataprotection@conpilot.com.* Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder wenn sie unrechtmässig verarbeitet wurden.* Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Daten unrichtig sind, die Verarbeitung unrechtmässig ist oder wir die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr verarbeiten müssen, wir sie aber aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung nicht löschen können oder weil Sie dies nicht wünschen.* Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in einem Standardformat wie Excel an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, sofern es sich um Daten handelt, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben und wir sie auf der Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen verarbeiten.* Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unser berechtigtes Interesse ist, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir werden Ihrem Wunsch nachkommen, es sei denn, wir haben eine zwingende Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, die Ihre Interessen überwiegt, oder wir müssen die personenbezogenen Daten zur Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs weiterverarbeiten.* Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstösst. In der EU und dem EWR können Sie dieses Recht zum Beispiel bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmasslichen Verstosses geltend machen. Sie finden eine Liste der relevanten Behörden unter: <https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de>. Die zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte, Feldeggweg 1, CH - 3003 Bern, info@edoeb.admin.ch.10. Social Media und Links zu Anwendungen und Websites DritterUnsere Dienste enthalten Links zu Websites oder Apps, die nicht von uns betrieben werden. Wenn Sie auf einen Link eines Drittanbieters klicken, werden Sie auf die Website oder App dieses Drittanbieters weitergeleitet. Wir haben keine Kontrolle über die Inhalte, Datenschutzrichtlinien oder Praktiken von Websites oder Diensten Dritter.Wir unterhalten Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken, um dort unter anderem mit Kunden und Interessenten zu kommunizieren und über unserer Produkte und Dienstleistungen zu informieren. Sofern Sie ein Konto bei dem selben Netzwerk haben, ist es möglich, dass Ihre dort verfügbar gemachten Informationen und Medien von uns gesehen werden können, wenn wir zum Beispiel Ihr Profil aufrufen. Darüber hinaus ermöglicht das soziale Netzwerk uns unter Umständen mit Ihnen in Kontakt zu treten. Sobald wir personenbezogene Daten in unsere eigenen System übernehmen, sind wir dafür eigenständig verantwortlich. Dies erfolgt dann zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen und zur Erfüllung eines Vertrags. Die Rechtsgrundlagen der durch die sozialen Netzwerke in eigener Verantwortung erfolgten Datenverarbeitungen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen. Nachfolgend eine Liste mit sozialen Netzwerken, auf denen wir eine Onlinepräsenz betreiben:- LinkedIn: Datenschutzerklärung
- YouTube: Datenschutzerklärung

11. CookiesUnsere Dienstleistungen verwenden Cookies und ähnliche Technologien (zusammenfassend "Tools"), die entweder von uns oder von Dritten bereitgestellt werden.Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Gerät gespeichert wird. Vergleichbare Technologien sind Webspeicherung (lokale / Sitzungsspeicherung), Fingerabdrücke, Tags oder Pixel. Die meisten Browser sind standardmässig so eingestellt, dass sie Cookies und ähnliche Technologien akzeptieren. Sie können Ihren Browser jedoch in der Regel so einstellen, dass Cookies oder ähnliche Technologien abgelehnt oder nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung gespeichert werden. Wenn Sie Cookies oder ähnliche Technologien ablehnen, können Sie möglicherweise nicht alle unsere Dienste ohne Probleme nutzen.Im Folgenden sind die von uns verwendeten Tools nach Kategorien aufgelistet, wobei wir Sie insbesondere über die Anbieter der Tools, die Speicherdauer und deren Zweck informieren. Sofern personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, verweisen wir auf Kapitel 6 unserer Datenschutzerklärung, auch in Hinblick auf die Risiken, die möglicherweise damit verbunden sind.Wir verwenden Tools, die für den Betrieb der Plattform notwendig sind, auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, Ihnen eine bequemere und individuellere Nutzung unserer Dienste zu ermöglichen und diese so zeitsparend wie möglich zu gestalten. In bestimmten Fällen können diese Tools auch zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich sein. In diesen Fällen ist der Zugriff auf und die Speicherung von Informationen im Endgerät zwingend erforderlich und erfolgt auf der Grundlage der Umsetzungsgesetze der ePrivacy-Richtlinie der EU-Mitgliedstaaten.Alle anderen Instrumente, insbesondere solche für Marketingzwecke, nutzen wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. In diesen Fällen ist der Zugriff auf und die Speicherung von Informationen im Endgerät zustimmungspflichtig und erfolgt auf der Grundlage der Umsetzungsgesetze der ePrivacy-Richtlinie der EU-Mitgliedsstaaten. Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Nutzung bestimmter Tools gegeben haben, werden wir die bei der Nutzung der Tools verarbeiteten Daten auf der Grundlage dieser Einwilligung (auch) in Drittländer übermitteln.12. Änderungen an dieser Datenschutzerklärungconpilot kann diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. conpilot ermutigt Sie daher, diese Datenschutzerklärung regelmässig auf Änderungen zu überprüfen.Änderungen an dieser Datenschutzerklärung treten in Kraft, wenn sie auf dieser Seite veröffentlicht werden.13.  KontaktWenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden:conpilot AG
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